【ひとり社長に向けて解説】電子帳簿保存法のスキャナ保存は義務なの！？

2022年から電子帳簿保存法が改正になりました。

電子帳簿保存法の制度の一つである「スキャナ保存制度」は、任意適用になりますので、やるかやらないかは自由です。

ただ、スキャナ保存制度を導入したほうが、業務効率化になる場合があります。

今回は、そんな「スキャナ保存制度」について、まとめました。

ちなみに、2024年から電子帳簿保存法で強制適用になる「電子取引のデータ保存制度」については、下記の記事をお読みください。

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「スキャナ保存制度」は紙の書類が廃棄できる制度

「スキャナ保存制度」は、紙の領収書や請求書などを、スマホやスキャナで読み取ったデータとして保存する制度になります。

スキャナ保存制度の対象になる書類は、以下の2つの書類です。

例えば、「契約書」「見積書」「注文書」「納品書」「検収書」「請求書」「領収書」などの書類が対象になります。

逆に、スキャナ保存制度の対象にならないのは、「決算関係書類」になります。

決算関係書類とは……

「貸借対照表」「損益関係書」「その他決算に関して作成された書類」のことを言います。

スキャナ保存制度は、紙の書類をスキャナすれば無条件に認められるものではなく、一定のルールがあります。

スキャナ保存制度のルールについては、後ほど詳しく解説します。

スキャナ保存制度で業務効率化できる

スキャナ保存制度は、以下のようなメリットがあるため業務効率化できます。

書類のファイリング作業や保存スペースが不要

紙の書類は、一枚一枚、穴あけパンチで開けて、日付順などにファイリングして…などの作業が発生します。

また、ファイリングした書類を何年分も保管しておくとなると、保管スペースも取りますし、コストがかかってくることもあります。

スキャナ保存制度を導入すれば、紙の書類を処分することができるため、ファイリングの手間がかかりませんし、保存スペースも不要になります。

経理がテレワークしやすくなる

経費精算をする際に、「領収書の原本を従業員が経理担当に提出して、それを経理担当が確認して処理する。」という作業があります。

そのために、経理担当はテレワークをなかなか行うことができません。

スキャナ保存制度を導入することで、従業員が立替精算する領収書をスマホで読み取って、経理担当に送付すれば、書類の受け渡しから保存までをスキャナデータのみでできます。

結果、経理担当がテレワークしやすくなります。

スキャナ保存を始める手続きがないため、好きなタイミングで始めることができる

スキャナ保存制度は、税務署に届け出などすることなく、好きなタイミングで始めることができます。

実は、2021年12月までは、スキャナ保存制度を開始する3ヶ月前までに税務署に届出書を提出する必要がありました。

ただ、この届出書の提出がハードルとなり、電子帳簿保存の推進を妨げる要因となっていたため、申請書の提出が不要となった、という経緯があります。

スキャナ保存制度を始める前に、作成・受領した契約書・領収書などの重要書類をスキャナ保存する場合は、あらかじめ、届出書（下記のページからダウンロードできます。）を提出する必要があります。

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スキャナ保存制度はクラウド会計を使うのがオススメ

スキャナ保存制度には、保存の仕方のルールがあります。

「スキャナ保存を行うためのルール」は下記の画像の通りです。

この表を見た瞬間に、「スキャナ保存、難しくて無理そう！」となってしまうと思います。

ただ、安心してください。

「マネーフォワードクラウド」「freee」はスキャナ保存制度に対応しています。

「マネーフォワードクラウド」「freee」で登録する仕訳上に書類をアップロードすることで、下記の要件が満たされるようになります。

スキャナ保存を行うためのルールのうち、「入力期間の制限」は、社内でルーティン化しておくべきものと考えます。

「入力期間の制限」では、以下のどちらかで、スキャナ保存しなければならないと言っています。

「速やか」とは……

「おおむね7営業日以内」のことです。

「業務処理サイクルの期間」とは……

書類の作成もしくは受領からスキャンをしてタイムスタンプを付すまでの期間のことを言います。その期間は、最長2ヶ月の期間とされます。

業務処理方式サイクル方式を採用するには、事務処理規定を定める必要があります。

事務処理規定は、国税庁のホームページからダウンロードできます。

「早期入力方式」「業務処理方式」のどちらの方式を導入するにしても、会計処理における一連の流れをルーティン化する必要があります。

マネーフォワードにおけるスキャナ保存制度

マネーフォワードクラウド会計・確定申告では、証憑添付機能を活用することで、スキャナ保存制度の要件を満たすことができます。

証憑添付機能の使い方は、マネーフォワードクラウドの下記のページをご確認ください。

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証憑添付機能の使い方 | マネーフォワード クラウド会計サポート 概要 マネーフォワード クラウド会計・確定申告は、2022年1月1日より施行される改正電子帳簿保存法への対応に

freeeにおけるスキャナ保存制度

freeeにおけるスキャナ保存制度は「ファイルボックス」という機能を活用して行います。

詳細は、freeeの下記のページの中の「C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する」を確認いただければと思います。

freee ヘルプセンター

電子帳簿保存法の概要・手続について 対象プラン 法人プラン ミニマム ベーシック プロフェッショナル エンタープライズ 個人プラン スターター スタンダード プレミアム   その他 freee経理 このページでは、2...

まとめ：スキャナ保存制度のハードルはそこまで高くない

今回は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」についてまとめました。

スキャナ保存制度は、2022年からの電子帳簿保存法の改正により、届出書などの提出が不要になり、導入のハードルが下がりました。

また、「マネーフォワードクラウド」「freee」のようなクラウド会計ソフトがスキャナ保存制度に対応するシステムを開発しています。

そのため、ユーザーは、「仕訳に証憑をアップロード」などをするだけで、スキャナ保存の要件を満たしてくれます。

この記事を読んで、「マネーフォワードクラウド」「freee」を使って「スキャナ保存制度を導入したい」と思われた方はぜひ、当事務所にご相談いただければと思います！