【オンライン税理士からの提言】ひとり社長は電話を使うな！

皆さんは、電話にまつわる体験で、こんな経験したことはありませんでしたか？

• 重大な作業をしているときに、電話がかかってきてミスをした
• 作業中に電話に出て、作業を再開しようとしたら何をやっていたか分からなくなった
• ランチ会食をしているのに、電話がかかってきて会食の相手を置いてけぼりにしてしまった
• 土日の家族との時間を過ごしているときに、電話がかかってきて家族を置いてけぼりにしてしまった

これらは、自分自身が「サラリーマン時代～ひとり税理士をしている現在」に至るまでに体験してきたことです。

もう一つ、電話あるあるとして「相手と通話をしているうちに、話がどんどん脱線していき、気づいたら長電話になってしまった」ということもありませんか？

長電話自体が、時間の無駄になりますし、長電話によって中断していた作業を、どこまでやっていたかわからなくなったりします。

中断した作業を思い出しているのも時間の無駄です。

こんな感じで、多くのひとり社長が、電話に関する悩みを抱えていると思います。

そこで今回は、ひとり社長の電話の考え方についてまとめました。

自分自身は、ひとり税理士として、顧問先のお客様とはチャットでのやり取りを実践していて、電話を使うことがほとんどありません。

そんな自分が実践していることも書いていきたいと思います。

ぜひ、最後まで読み進めてください！

ひとり社長の電話が非効率な理由

• 論点がどんどんずれて長電話
• 言い間違い、聞き間違い
• 作業が中断

これらについて、下記で詳しく説明します。

論点がずれてきて長電話

皆さんは、こんな経験ありませんか？

こんな感じで、甲さんは、はじめにAについて聞いたはずなのに、話が脱線して、BやCの話になっているということはよくあるのではないでしょうか？

特に、電話の相手方が、こちらの話を聞いてくれない方だと、話が脱線しまくりで疲弊してしまいます。

言い間違い、聞き間違い、勘違い

電話は、言い間違い、聞き間違い、勘違いが頻繁に起こります。

• 通信状態が悪かった
• 周囲の騒音がすごかった
• バタバタしているときに電話に出て質問に対して安易に回答してしまった
• 電話に出たときに、お腹が痛かった

色んな理由で、言い間違い、聞き間違いが起こります。

また、話を、何でも自分にとって都合の良い方向に捉えてしまう人もいます。

これは、勘違いの典型例です。

後々、言った言わないのトラブルにもなりかねません。

そのときの感情で発言してしまうこともあるのが電話です。

なぜ、あのときそんなことを言ってしまったのかと後悔することもよくあります。

作業が中断

何か重要な作業をしているときに、電話がかかってきて30分くらい話し込んでしまった。

電話を終えたあと、そのときの重要な作業を、どこまでやっていたか忘れてしまったら、作業を再開するのに時間的なロスが生じますよね。

電話に着信履歴が残っていて、かけ直しても相手が出ない。

相手がまた電話をかけ直してきたが、またこちらが電話に出れない。

この繰り返しも、ストレスになりますし、非効率だなと思います。

自分自身も、お客様の申告書の作成などをしているときに、電話がかかってきて、長電話になってしまい、申告書をどこまで作成したかわからなくなってしまった、ということがあります。

ミスを誘発する可能性も出てきますし、できるだけ「突然の電話」というものは避けたいものです。

ひとり社長が電話を使って効果的になる場面

• 文面では伝えきれないとき
• 相手にニュアンスを伝えたいとき
• 気分転換

文面では伝えきれないとき

伝えたいことが、複雑な内容の場合は、文面だけでは伝えきれないため、電話は効果的になる可能性があります。

相手の状況をある程度聞いてから、回答をするべき場面もあります。

そんな場合も、電話をしてしまったほうが早かったりします。

例えば、A、B、Cのいずれかの選択肢があったとします。

A、B、Cすべての選択肢について文面で説明していたら、相当な長文になってしまいます。

そんなときは、電話で相手の状況を聞き取って、取るべき選択肢についてだけ、説明するようにしています。

相手にニュアンスを伝えたいとき

文章だけだと、どうしても冷たく感じてしまう場面があります。

例えば、相手に、何かの件で、こうしてほしいという改善点を伝えるときです。

改善点を伝えるつもりが、文面だと、ダメ出しをしたり、怒っているように、感じられてしまうことがどうしてもあります。

そんなときは、電話で感情を込めて伝えたほうが、相手にニュアンスが伝わるでしょう。

気分転換

文面でのやり取りばかりしていると、単純に飽きてくることもあると思います。

たまには、お互いの声を聞いて気分転換するのは良いでしょう。

文面だけのやり取りで、お互いの感情が伝わらず、知らないうちに、溝が深まってしまっているかもしれません。

そんなときに、生の声を聞くことで、安心感を得られるということもあるのではないでしょうか？

ひとり社長は電話の使い方のルールを整備しよう

• 電話代行業者を使う
• あらかじめ電話の日程調整をする
• 電話に対する考え方は事前に相手に伝えておく

電話代行業者を利用する

電話代行業者を利用するのは一つの手です。

自分自身も、税理士事務所の電話は、電話代行業者に転送されるように設定されています。

利用している電話代行業者は小規模企業向けの「渋谷オフィス」です。

契約プランは、「月20件までの電話対応」で、「チャットワークに電話対応の報告をしてもらえる」オプションをつけて月額4,400円になります。

「渋谷オフィス」は、ひとり社長向けの電話代行サービスとしては、リーズナブルに利用ができます。

他にも料金プランが様々にありますので、ご確認いただければと思います。

あらかじめ電話の日程調整をする

上記の「ひとり社長の電話が非効率な理由」で挙げた3点の非効率は、あらかじめ電話の日程調整をすることで解消できます。

日程調整をして通話をすることで、あらかじめ準備をして、落ち着いた状態で通話をすることができます。

ただ、頻繁に日程調整をして電話…というわけにもいかないですので、基本はチャットでやり取りしてもらうようにはしましょう。

電話に対する考え方は事前に相手に伝えておく

電話に対する考え方は、事前に相手に伝えておくということも大事です。

自分自身も、顧問先のお客様には、初めに、一次的なご連絡についてはチャットでいただくことをお願いしています。

至急の用件があったときのことを気にされる方もいますが、至急の用件というのはほぼありませんので…

チャットのやり取りでも、平均して2時間以内には返信をしています。

それでも「何かあったらすぐに電話でやり取りしたい」という方は、当事務所との税理士顧問契約はミスマッチを引き起こす可能性があるため、契約は見送らせていただいております。

自分としては、代表税理士である自身がご相談に対応することに価値があると思っています。

リーズナブルな顧問料で、全てのお客様に代表税理士が対応するためにも、一次的なやり取りはチャットでのやり取りというのは外せないところになります。

まとめ

今回は、「ひとり社長は電話を使うな」という内容をまとめました。

ひとり社長は、自分自身が商品であって、直接お客様対応することに価値があります。

そのためにも、安易な電話対応は非効率ですし、全てのお客様に平等に対応できなくなってしまいます。

電話対応するにしても、本記事であげたような工夫をされることをお勧めします。

ひとり社長は、顧問税理士とのやりとりも社長ご自身でしなければなりません。

そんなときに、オンライン対応に積極的な税理士がいれば効率的にやり取りができます。

オンラインの顧問税理士が良い理由については、こちらの記事も参考にしてください。

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